Wissenswertes über Geschäftsdokumente per E-Mails versenden
Die E-Mail-Kommunikation und das Internet sind heutzutage schlicht und einfach nicht mehr wegzudenken und fester Bestandteil des Kommunikationsnetzes national und international. Mittlerweile ist es sogar statistisch erwiesen, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit über E-Mail erfolgt, als über die „normale“ Post oder über Fax.
Gerade aber im Geschäftsbereich sind seit dem Jahr 2007 einige Auflagen des Gesetzgebers durch die Unternehmen zu erfüllen, wenn es um E-Mails für geschäftliche Zwecke geht. Waren diese bis zu 2007 eher als Empfehlung ausgesprochen, so sind diese seit nunmehr 3 Jahren im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Pflicht. Werden allgemeine Angaben wie Rechtsform, Geschäftsführer (wenn vorhanden auch Vorsitzende), Registergericht, Registernummer und der Sitz der Gesellschaft in der E-Mail nicht aufgeführt, drohen den Unternehmen mittlerweile eine Abmahnung und sogar Zwangsgelder bis zu 5000 Euro.
Daher versenden heute viele Firmen ihre geschäftlichen E-Mails mit zusätzlicher E-Mail-Signatur, in der diese ganzen Angaben verzeichnet sind. Mancher Empfänger, vor allem die privaten Empfänger wie beispielsweise Kunden einer Versicherungsgesellschaft, einer Krankenkasse oder eines sonstigen Unternehmens mögen sich hin- und wieder über die grössere Fülle der anhängenden E-Mail-Signatur wundern, als über den eigentlichen Inhalt der E-Mail. Andererseits wurde durch dieses neue Gesetz deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen.
Als ein weiteres wichtiges Thema sei auch die E-Mail-Sicherheit erwähnt. Zu diesem Zweck setzen viele Unternehmen diverse E-Mail-Verschlüsselungsprogramme ein, um ihre geschäftliche Korrespondenz mit vertraulichem Inhalt vor ungewünschten Lesern zu schützen.
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